MANAJEMEN PROYEK

A.      Pengertian

Menurut Iman Soeharto, 1999, Manajemen proyek adalah salah satu cara yang ditawark untuk maksud pengelolaan suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk mengahdapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek.

Manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang penting karena memiliki tujuan yang harus tercapai secara efektif dan efisien. Efektif dalam hal ini adalah hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu, dll. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain.

Metode semua manajemen proyek pada umunya berpatokan pada laporan-laporan tertulis yang disesuaikan dengan keadaan nyata dilapangan. Laporan-laporan tertulis tersebut bisa berupa laporan harian, mingguan, dll.

Sebuah proyek dapat di definisikan sebagai suatu usaha dalam jangka waktu yang ditentukan dengan sasaran yang jelas, yaitu mencapai hasil yang telah dirumuskan pada waktu awal pembangunan proyek akan dimulai, menurut R. Sutjipto (1985)

Sasaran utama dalam manajemen proyek dapat dikategorikan sebagai berikut :

a.       Pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budget yang telah ditentukan jangka waktu yang telah ditetapkan dalam kualitas bangunan proyek sesuai dengan spesifikasi teknik yang telah dirumuskan

b.      Bagi kontraktor yang bonafide yaitu untuk mengembangkan reputasi akan kualitas pekerjaannya (workmanship) serta mempertahankannya

c.       Meciptakan organisasi di kantor pusat maupun di lapangan yang menjamin beroperasinya pekerjaan proyek secara kelompok (team work)

d.      Menciptakan iklim kerja yang mendukung baik dari segi sarana, kondisi kerja, keselamatan kerja, dan komunikasi timbal balik yang terbuka antara atasan dan bawahan

e.      Menjaga keselarasan hubungan antara sesamanya sehingga orang yang bekerja akan di dorong untuk memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian mereka.

Manajemen proyek meliputi proses :

1.       Perencanaan (Planning)

2.       Pengaturan (Organizing)

3.       Pelaksanaan, dan

4.       Pengendalian

Tujua n dari keempat proses diatas adalah untuk tepat waktu, biaya yang sesuai, kualitas yang sesuai, dan proses kegiatan lancar

Penjelasan :

1.       Perencanaan (Planning)

Proses perencanaan ada dalam garis manajemen konsultan, yaitu perencanaan fisik struktur, perencanan anggaran biaya, dan durasi pekerjaan. Sedangkan dalam garis manajemen kontraktor, yaitu perencanaan metode kontraktor, rencana anggaran dalam pelaksanaan dan perencanaan administrasi lapangan maupun perusahaan.

Bentuk dari perencanaan berupa :

a.       Perencanaan prosedur

b.      Perencanaan metode kerja

c.       Perencanaan standar

d.      Pengukuran hasil

e.      Perencanaan anggaran biaya

f.        Perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal)

2.       Pengaturan (Organizing)

Bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokkan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

3.       Pegendalian (Controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan.

Project Manajer adalah sebagai pemimpin proyek. Tugasnya adalah :

a.       Menguasai seluruh isi dokumen kontrak

b.      Menjamin tersedianya seluruh sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek

c.       Memantau serta mengevaluasi pelaksanaan proyek

d.      Melakukan negoisasi dengan sub-kontraktor/suplier

e.      Menetapkan asumsi-asumsi yang diperlukan untuk perencanaan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan

f.        Memberi pengarahan dalam tahap pembuatan RAPP (Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek)

g.       Memberi pengarahan pelaksanaan proyek

B.      Kegiatan yang Dilakukan dalam Manajemen Proyek

Meliputi :

a.       Identifikasi objek yang akan dikelola

Suatu kegiatan yang berbentuk proyek, dan perbandingannya dengan kegiatan operasional rutin. Pada siklus proyek diadakan penahapan dengan komponen kegiatan-kegiatan yang memiliki jenis dan intensitas yang berbeda-beda. Dibahas pula pembagian jenis proyek dan dan kriteria yang dipakai untuk menggolongkan ukuran proyek menjadi berukuran kecil, sedang, dan besar, serta dianalisis berbagai karakteristik yang khusus melekat pada kegiatan proyek.

b.      Konsep pengelolaan yang akan dipakai

Dilanjutkan dengan membahas konsep pengelolaan yang memiliki tiga pemikiran di antara sejumlah pengamat. Pertama, pemikiran yang mencoba merumuskan definisi konsep manajemen proyek dengan menghubungkannya dengan manajemen umum, kedua adalah menghubungkan konsep manajemen proyek dengan konsep sistem dan pendekatan kontinjensi, dan ketiga perumusan konsep yang dibuat oleh (Project Management Institute) USA dalam rangka menyusun PM-BOK serta usaha ke arah standarisasi dan sertifikasi profesi manajemen proyek.

c.       Area ilmu manajemen proyek (PM-BOK)

Dalam PM-BOK, PMI mengelompokkan area ilmu manajemen proyek menjadi 9 butir, yaitu pengelolaan integrasi , lingkup, waktu, biaya, mutu, sumber daya manusia, komunikasi, risiko, dan pengadaan. PM-BOK dari PMI dan INTERNET.

d.      Metode, Teknik, dan Prosedur

Metode dan teknik ini dipilih yang kegunaannya dianggap bersifat mendasar dan unik untuk proses mengelola proyek, seperti “Work Breakdown Structure”, “Analisis Jaringan Kerja” (CPM, PERT, dan PDM), Identifikasi varians, konsep nilai hasil, CS?CSC untuk pengendalian biaya dan jadwal, dan lain-lain.

e.      Aplikasi konsep manajemen proyek pada praktek penyelenggaraan (operasional) proyek

Proyek engineering manufaktur-konstruksi adalah model proyek yang melibatkan kegiatan-kegiatan desain engineer, pengadaan, subkontrak, manufaktur, perakitan (assembly), konstruksi, dan uji coba sistem instalasi atau produk baru yang kompleks. Termasuk golongan ini adalah proyek-proyek pembangunan prasarana umum (jembatan, jalan, pelabuhan, dan gedung) dan proyek pembangunan instalasi industri seperti pengilangan minyak (oil refinery), petrokimia, LNG, pupuk, semen, kertas, baja, pembangkit tenaga listrik bahan bakar fosil maupun nuklir, dan lain-lain.

C.      Tahap Siklus Proyek dan Deliverable yang Bersangkutan :

1.       Tahap Konseptual

Terdiri dari kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan dan pengkajian kelayakan. Salah satu kegiatan utama yang bersifat menyeluruh adalah studi kelayakan.

2.       Tahap perencanaan dan pengembangan (planning and development) atau disingkat PP/Definisi

Kegiatan utamanya adalah melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual, dalam arti lebih mendalam dan terinci, sehingga kesimpulannya dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan perihal kelangsungan investasi atau proyek ; Menyiapkan perangkat, seperti data, criteria, dan spesifikasi teknik, engineering dan komersial yang selanjutnya dipakai untuk membuat RFP, dokumen dan kontrak; Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategic yang berkaitan dengan garis penyelenggaraan proyek; Memilih peserta proyek yang terdiri dari tim proyek pemilik, kontraktor, konsultan, arsitek, dan lain-lain.

3.       Tahap implementasi

Terdiri dari kegiatan sebagai berikut : Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab proyek

4.       Tahap Terminasi

Kegiatan utama pada tahap terminasi adalah sebagai berikut : Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba start-up, dan performance test; Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim; Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau kepada induk perusahaan ; Melaksanakan demobilisasi dan reassingnment personil

D.      Siklus Proyek untuk Pemilik

Hasil studi kelayakan ini merupakan informasi yang amat berguna bagi pemilik proyek yang dlam hal ini dapat merupakan sebuah organisasi perusahaan, badan pemerintah, badan swasta, yayasan, dalam rangka memudahkan pengambilan keputusan, apakah proyek tersebut dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya untuk layak dibangun atau tidak. Studi kelayakan ini harus berisikan pernyataan yang jelas tentang :

1.       Lingkup dan Tujuan proyek

2.       Aspek Ekonomi

3.       Aspek Teknis dan Teknologi

4.       Aspek Pasar dan Pemasaran

E.       Aspek Sosial dan Lingkungan Hidup

Di dapat kesimpulan hasil dari studi kelayakan proyek sebagai berikut :

1.       Pembangunan proyek dapat dipertanggung jawabkan dan dengan demikian investasi dapat diteruskan

2.       Pembangunan proyek dapat diteruskan apabila persyaratan-persyaratan tertentu dapat dipenuhi

3.       Proyek secara global tak memberikan manfaat yang cukup, sehingga rencana investasi seyogyamya dibatalkan.

Demikian materi yang dapat saya ringkas mengenai ruang lingkup manajemen proyek. Semoga dapat membantu dan mohon maaf jika terjadi kesalahan dan kekurangan. Kritik dan saran yang membangun sangat saya harapkan. Terima kasih.

TAHAP PENILAIAN KELENGKAPAN ADMINISTRASI TENDER

Terdiri dari :

1.       Dokumen administrasi

2.       Dokumen teknis

3.       Dokumen daftar penawaran

Yang akan saya bahas disini adalah dokumen administrasi. Jikalau dokumen administrasi telah lengkap sesuai persyaratan, bisa dilanjutkan ke tahap dokumen selanjutnya.

Dokumen administrasi sangat penting bagi konsultan dan kontraktor yang mengikuti tender. Jika dokumen administrasi tidak lengkap sesuai persyaratan, maka bisa dinyatakan gugur atau ada dengan catatan.

Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penawaran administrasi terdiri dari 4 bagian, yaitu :

1.       Formulir kualifikasi

2.       Dokumen legal

3.       Dokumen pajak

4.       Dokumen bank

Semua dokumen yang disebutkan diatas akan di cek dan diproses. Dalam pengecekannya, panitia tender akan membuat sebuah tabel pengecekan dokumen administrasi, tujuannya adalah untuk memudahkan panitia dalam pengecekan kelengkapan kontraktor dan konsultan yang memenuhi syarat maupun tidak.

Dokumen penawaran administrasi akan dikatakan sah, bila :

1.       Telah ditandatangani oleh orang yang berwenang

2.       Adanya persaingan yang sehat

3.       Adanya surat jaminan penawaran yang harus memenuhi kriteria :

a.       Dierbitkan oleh bank umum

b.      Masih berlaku masa jaminan penawaran

c.       Nama konraktor dan konsultan sama dnegan nama yang tercantum dalam surat jaminan penawaran

d.      Nilai besar jaminan tidak kurang dari nilai nominal yang ditetapkan dalam dokumen pejelasan

e.      Jaminan harus dicantumkan dalam huruf dan angka

f.        Nama pengguna yang menerima jaminan penawaran sama dengan nama pengguna yang mengadakan pelelangan

g.       Paket pekerjaan yang dijamin sama dnegan pekerjaan yang dilelang

h.      Isi surat jaminan penawaran harus sesuai ketentuan dalam dokumen pemilihan kontraktor dan konsultan

4.       Surat penawaran yang menggunakan satu sampul, dan wajib ditanda tangani oleh pimpinan perusahaan

5.       Pengerjaan harus sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati

6.       Analisis harga satuan pekerjaan  utama

7.       Melunasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pajak

8.       Untuk hal yang kurang jelas, panitia tender dapat melakukan klarifikasi

9.       Untuk penawaran yang telah memenuhi persyaratan administrasi

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN HUBUNGAN KONTRAK

Ini adalah kelanjutan dari materi sebelumnya. pada judul imi, saya akan membagikan  informasi mengenai pengetahuan tentang kelebihan dan kelemahan dari bentuk-bentuk struktur organisasi berdasarkan hubungan kontrak. berikut penjelasannya :

A. Organisasi Tradisional

Teori organisasi Tradisional telah mempengeruhi filsafat manajemen dan tahun 1900 sampai tahun 1950. Ia bersumber pada ide-ide. Adam smith (tahun 1776. Akan tetapi, baru sejak tahun 1900 falsafah tiori tradisional dalam bentuk lebih lengkap disesuaikan oleh Taylor, Fayol, dan Weber yang berkaitan dengan aspek-aspek pembagian kerja, hirakhi ketat, standar, prestasi pekerjaan agar sasaran-sasaran perusahaan dapat dicapai.

Organisasi tradisional memiliki kekurangan seperi : kualitas  yang dihasilkan makin merosot dan para pekerja makin terasing dari pekerjaan mereka. Timbul macam-macam komflik-komflik. Gejala-gejala tersebut dibalas olah pihak manajemen daengan cara-cara yang makin ketat. Kekeliruan pihak manajemen adalah pihak manajemen hanya  menanggapi gejala-gejalanya saja  tetapi bukan sebab-sebab yang menimbulkan masalah tersebut. Hasil pendekatan menurut teori organisasi tradisional adalah ketidak puasan dalam pekerjaan. Manusia dikorbankan untuk kepentungan produksi.

B. Organisasi Swakelola

Sistem swakelola melatih untuk menghadapi dan menyelesaikan permasalahan-permasalahan proyek secara global. Berikut adalah struktur organisasi proyek sistem swakelola. 

Project Manager

1. Memimpin proyek secara keseluruhan
2. Berkoordinasi dengan owner atau wakil owner mengenai masalah-masalah non teknis ataupun teknis.
3. Project Manager tidak diwajibkan standby di proyek tiap saat.

Site Manager

1. Harus standby di proyek tiap saat. 
2. Bertanggung jawab terhadap seluruh permasalahan teknis di proyek
3. Mengkoordinasi seluruh staf proyek di lapangan agar bekerja sesuai dengan jobdesknya
4. Bertanggung jawab terhadap BMW (Biaya, Mutu dan Waktu)
5. Membuat time schedule proyek yang dibantu oleh cost control proyek
6. Mengatur dan membuat kebijakan metode pelaksanaan proyek.

Cost Control & Logistic

1. Menghitung estimasi volume material struktur dan arsitektur secara keseluruhan.
2. Mencari penawaran-penawaran harga terbaru dari supplier atau vendor
3. Membuat RAP (rencana anggaran pelaksanaan)
4. Membuat laporan mingguan berupa progress pekerjaan lapangan
5. Membuat laporan bulanan berupa progress dan laporan keuangan.
6. Mengadakan tender kepada supplier, subkon atau basborong.
7. Bersama site manager melakukan negosiasi kepada supplier atau subkon
8. Order material bahan ke supplier
9. Menghitung Evaluasi Biaya pelaksanaan pekerjaan (EBPP).Dari EBPP dapat diketahui jumlah margin biaya yang sudah dikeluarkan. 
10. Melakukan opname pekerjaan bassborong atau subkon

Pelaksana Struktur

1. Mengarahkan dan mendampingi proses pelaksanaan pekerjaan struktur.
2. Kontrol pekerjaan struktur baik bekisting, pembesian, dan pembetonan. 
3. Menghitung progres lapangan untuk keperluan opname

Pelaksana Arsitek

1. Mengarahkan dan mendampingi proses pelaksanaan pekerjaan finishing atau arsitektur.
2. Kontrol pekerjaan arsitektur seperti dinding, openingan, keramik, dan sebagainya. 
3. Menghitung progres lapangan untuk keperluan opname.

Pelaksana MEP

1. Mengarahkan dan mendampingi proses pelaksanaan pekerjaan MEP.
2. Kontrol pekerjaan mekanikal elektrikal dan plumbing. 
3. Menghitung progres lapangan untuk keperluan opname.
4. Order bahan material MEP
5. Membuat bidding penawar-penawar material MEP
6. Melakukan opname pekerjaan MEP

Surveyor

1. Setting out bangunan 
2. Marking level pinjaman
3. Marking pekerjaan dinding
4. Cek seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan level dan sipatan.

Drafter

1. Super impose antara gambar arsitek dan struktur
2. Membuat shopdrawing gambar arsitek, struktur, dan MEP sebelum dimulai pekerjaan
3. Melakukan perubahan gambar perencana apabila diperlukan
4. Membuat asbuilt drawing ketika bangunan sudah dikerjakan

Admin Keuangan

1. Membuat laporan pajak tiap bulannya.
2. Membuat laporan keuangan yang meliputi biaya pengeluaran dan pemasukan
3. Menerima invoice atau tagihan dari supplier atau subkon
4. Berhubungan dan berkoordinasi dengan akuntan dari owner dengan sepengetahuan cost conrol dan site manager.

Gudang

1. Menerima dan seleksi bahan material yang datang ke proyek.
2. Melakukan pembukuan tentang barang yang masuk dan barang yang keluar.
3. Selalu berkoordinasi dan persetujuan dari cost control

D. Organisasi Proyek Putar Kunci (Turn-key project)

Ciri-cirinya :

• Satu perusahaan yang bertanggung jawab baik untuk perencana maupun pelaksanaan konstruksi
• Adanya keterlibatan kontraktor spesialis.
• Jenis kontrak yang diterapkan : harga tetap, harga maksimum bergaransi.

Demikian penjelasan mengenai ciri-ciri beserta kelebihan dan kelemahan dari beberapa struktur organisasi proyek pada umumnya, semoga bermanfaat.