OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK

Operasional Pelaksanaan Proyek

II.1. Strategi dan Tim Sukses Pelaksanaan

·         Koordinasi dan Pembinaan

a.       Ditujukan ke luar, agar terbina pengertian dan peningkatan dukungan kepada kelancaran pelaksanaan proyek, konsultan, dan mitra kerja, serta instansi yang terkait dengan operasional pelaksanaan proyek.

b.      Ditujukan ke dalam, sebagai langkah yang sama maksudnya, tetapi lebih dimaksudkan agar terbina dan tercipta kenyamanan kerja, menggugah semangat kerja, dan tercapainya informasi program kerja proyek bagi semua staf. Dengan demikian, sasaran proyek lebih ‘mudah’ dicapai ataupun dikoordinasikan.

c.       Profit center, merupakan dasar orientasi setiap kegiatan kemitraan, koordinasi, dan pembinaan.

d.      Contact person dan informasi yang mampu memberikan peluang ‘move revenue’ dan kelancaran pekerjaan, harus dicari dan dibina agar dapat bermanfaat secara maksimal meskipun tetap memperhatikan kode etik bisnis yang ‘lazim’. Peluang dan manfaat bisa langsung dimanfaatkan untuk proyek yang bersangkutan, tetapi bisa juga untuk proyek berikutnya atau kepentingan perusahaan yang lainnya.

e.       Koordinasi dan pembinaan dilakukan oleh semua lini tim sukses proyek.

·         Hambatan dan Peluang dalam Administrasi

a.       Ada pekerjaan tertentu yang diperkirakan memerlukan proses desain ulang atau amandemen kontrak atas pekerjaan tambahan yang diperkirakan prosesnya lambat. Untuk pertimbangan keamanan cash flow proyek dan pekerjaan yang sudah selesai, asal tidak merugikan, pelaksanaannya dapat ditunda atau diperlambat, atau penyelesaiannya dokumen-dokumennya dipercepat semaksimal mungkin.

b.      Ada alasan teknik tertentu, misalnya, demi kecepatan pelaksanaan ataupun demi keamanan metode pelaksanaan.  Ada juga alasan teknis dan ekonomis karena lebih murah biayanya.

II.2. Tiga Fase Pelaksanaan Proyek

II.2.1. Fase Persiapan Pelaksanaan Proyek

Melakukan pengadaan sarana dan prasarana pelaksanaan fisik proyek dan kegiatan administrasi yang diperlukan selama operasional pelaksanaan proyek. Persiapan sarana dan prasarana meliputi pembuatan dokumen (administrasi) keperluan operasional pelaksanaan proyek, dan pekerjaan fisik. Pekerjaan fisik tersebut ada yang non-pay items works maupun pay items works atau yang bisa ditagihkan pembayarannya atas progres fisiknya. Sedangkan non-pay items works, meskipun tidak bisa ditagihkan, namun sebaiknya biaya pekerjaan tersebut sudah diperhitungkan dalam biaya item pekerjaan tertentu.

·         Pre-Construction Meeting

Sarana koordinasi dan komunikasi pertama kali antara kontraktor, manajer proyek  bersama staf tertentu, dan pemilik proyek, serta konsultan pengawas/supervisor. Untuk itu, yang perlu disiapkan adalah :

a.    Jadwal pelaksanaan pekerjaan

b.    Site plan (project facility plan)

c.    Organisasi proyek (lengkap)

d.   Rencana mobilisasi alat, material tertentu, dan tenaga

e.    Metode pelaksanaan pekerjaan (Construction Method = CM) untuk pekerjaan tertentu

f.     Dan lain-lain yang diperlukan atau sejauh diminta informasinya dari pemilik proyek (via undangan).

·         Dokumen untuk Kepentingan Operasional

a.    Organisasi proyek dengan data personal terpilih secara lengkap

b.    Time schedule, berupa bar chart tau dengan CPM/Crithical Path Method

c.    Metode pelaksanaan

d.   Gambar-gambar untuk fasilitas lapangan yang lengkap

e.    Jaminan bank berupa jaminan pelaksanaan proyek

f.     Surat kuasa dari direksi (perusahaan) untuk manajer proyek guna kepentingan penandatanganan dokumen proyek, antara lain : dokumen tagihan

g.    Surat kuasa dari direksi (perusahaan) untuk pembukaan rekening dan kepentingan keuangan proyek lainnya atau kepentingan penerimaan tagihan proyek sesuai prosedur dan policy perusahaan

h.    Project Quality Plan (rencana mutu proyek)

i.      Project Safety Plan/PSP (rencana K-3 proyek)

j.      Prosedur pelaksanaan pekerjaan (prosedur kerja atau instruksi kerja)

k.    Rencana Biaya Pelaksanaan Proyek (RBPP) dan Rencana Arus Kas Proyek (RAKP)

l.      Menyiapkan dan memproses dokumen tagihan uang muka sesuai jumlah dalam dokumen kontrak pelaksanaan pekerjaan yang telah ditandatangani bersama antara pemilik proyek dan kontraktor.

m.  Inventarisasi data sumber daya proyek, meliputi : jumlah peralatan konstruksi, peralatan umum, material, supplier, rekanan jasa lainnya

II.2.2. Fase Operasional Pelaksanaan Proyek

Dalam fase ini manajer proyek yang baik harus mengenal dengan tepat segala aktivitas yang harus dilaksanakan dalam fase ini.

·         Pekerjaan persiapan

Beberapa pekerjaan utama dan pekerjaan bantu dilaksanakan serentak menurut jadwal kerja yang direncanakan.

·         Pekerjaan pengukuran (surveying)

Pekerjaan ini meliputi pengukuran, perhitungan, gambar profile memanjang, cross-section, dan contour (plan)-nya. Engineer merekomendasikan bahwa pekerjaan fisik tertentu bisa dimulai setelah pengukuran lokasi tersebut selesai, tanpa harus menunggu pekerjaan pengukuran keseluruhan area proyek selesai.

·         Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan

Dokumen prosedur pelaksanaan pekerjaan dan instruksi kerja (work instruction) harus dibuat (ada) sebelum pekerjaan yang akan dilaksanakan itu dimulai. Setiap prosedur pelaksanaan pekerjaan umumnya mengharuskan adanya penyimpanan catatan proses dan hasil pekerjaan sebagai document-record.

·         Koordinasi Kerja

Manajer proyek dan staf terkait harus segera melakukan koordinasi kerja dengan pemilik proyek dan konsultan pengawas dengan tujuan untuk merealisasikan pelaksanaan pekerjaan sesuai dnegan proposal, metode kerja, jadwal kerja, dan kesepakatan dalam rapat konstruksi dan pengarahan engineer.

·         Materi bahasan rapat koordinasi antara lain :

a.       Informasi tentang hambatan kerja yang terjadi dan jalan keluarnya

b.      Rencana dan realisasi sumber daya yang dibutuhkan lokasi kerja dan persiapan fabrikasi dan pemasangan material dan pelengkapan yang bersangkutan dengan pekerjaan

c.       Finansial dan kesiapan pelaksanaan pekerjaan berikutnya

d.      Pengarahan tugas kepada pelaksanaan utama, koordinator pengawas yang terkait agar pekerjaan aman dan lancar (Tool Box Meeting).

·         Pelaksanaan Tes :

a.       Tes material yang akan digunakan (semen, pasir, gravel, tanah, besi beton, dan lain-lain). Tes dilaksanakan di laboratorium khusus.

b.      Tes hasil pekerjaan. Misalnya, beton silinder/kubus beton, untuk mendapatkan rekomendasi yang memenuhi syarat atas campuran beton dan pelaksanaannya.

c.       Tes dilaksanakan selama pelaksanaan pekerjaan (Compaction test pada timbunan tanah, slimp test strength test pada pengecoran beton)

·         Membuat Laporan

Data progres fisik yang tercantum merupakan kemajuan pelaksanaan pekerjaan yang disetujui ‘nilai batas’ penyelesaiannya oleh pengawas lapangan (direksi lapangan), yaitu sejauh memenuhi syarat untuk diperhitungkan dalam ‘progress billing”. Sebab,progress billing merupakan realisasi penagihan dari pekerjaan yang progres fisiknya disetujui dan (akan) menjadi bagian dari progres dalam progress reports. Dalam progress reports biasanya disebut Works in Progress (WIP = pekerjaan sudah dilaksanakan, tetapi belum selesai atau belum layak diperhitungkan sebagai progres fisik) dan Work in Process (WIPC = pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai dengan tahap persiapan pelaksanaan atau sudah mulai pelaksanaan). Jadi, tahapan progres fisik, yaitu :

a.      Work in process

b.      Work in progress

c.       Progress for physical progress

·         Addendum kontrak atau amandemen kontrak :

Biasanya pemilik proyek menghendaki sekali saja melakukan mutual check untuk progres 100 %, yaitu menjelang akhir pekerjaan. Alasannya adalah progres fisik yang bersangkutan tidak sesuai atau tidak tercantum dalam dokumen kontrak. Proses amandemen kontrak diupayakan sesedikit mungkin dan secepatnya di proses menjadi dasar hukum pelaksanaan pekerjaan agar pembayaan hasi pekerjaan proyek bisa dilakukan

·         Aktivitas kontraktual

Dokumen kontrak meliputi :

a.       Dokumen perjanjian pelaksanaan pekerjaan

b.      Termasuk + berita acara aan wijzing (klafifikasi tender, pre-award meeting)

c.       Dokumen addendum atau amandemen kntrak

d.      Dokuen tender (volume I s/d IV)

e.       Surat pemberi kerja 

II.2.3. Fase Menjelang Proyek Selesai sampai Penyerahan Proyek

·         Program penyelesaian pekerjaan harus sangat detail (mingguan) seperti :

a.       Penyediaan tenaga kerja, mandor borog, subkontraktor spesialis untuk pekerjaan detail atas finishing tertentu

b.      Penyediaan material finishing untuk ceramic tile, pengecatan, asesori bangunan, pembersihan, dan land scapping

c.       Pekerjaan akhir untuk jalan dan fasilitas umum

d.      Pekerjaan untuk prasasti dan seremonial lainnya yang diperlukan

e.       Melakukan pekerjaan crash program untuk pekerjaan yang mengalami perubahan segera dengan rekomendasi dan persetujuan tertulis dari pemilik proyek untuk keperlan kontraktual yang harus diselesaikan

f.     Pada waktu yang bersamaan, proses adminstrasi dan quantity survey juga dilakukan untuk mempersiapkan document mutual check 100% progres fisik proyek

g.     Disiapkan dan dibuat dokumen as build drawing lengkap untuk memenuhi ketentuan yang diminta, dan sesuai dengan kontrak.

h.      Menyiapkan dan memproses tagihan progres fisik untuk sampai dengan 100 % atau pekerjaan selesai, yang dilampiri jaminan bank sebagai jaminan pemeliharaan (maintance bond)

·         Aktivitas untuk kepentingan internal proyek dan perusahaan :

Menyiapkan dokumen yang diperlukan menjelag selesainya proyek :

a.       Dokumen pengukuran dan perhitungan mutual checkprogress fisik 100% (MC 100%)

b.      Dokumen amandemen kontrak (bersama pemilik proyek)

c.       Membuat dan memproses dokumen jaminan bank untuk jaminan pemeliharaan (maintance bond)

d.      Menyiapkan dan mengajukan gambar proyek akhir atas as build drawing dan foto dokumentasi untuk 0%, 50%, dan 100% termasuk dokumen lain yang ditentukan oleh pemilik proyek atau kontrak

e.     Manajer proyek melakukan koordinasi dan membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan proyek da laporan keuangan untuk direksi/kepala cabang/perusahaannya.

f.   Surat-surat atau dokumen lain yang diperlukan sehubungan dengan rencana penyerahan pekerjaan/proyek kepada owner

g.     Certificate of completion atau Reference Statement akan diberikan oleh pemilik proyek sesuai dengan permintaan kontraktor karena pekerjaan/proyeknya telah selesai dengan baik dan pihak-pihak kontruksi yang terlibat merasa puas.