SISTEM PENGELOLAAN PROYEK

SISTEM PENGELOLAAN PROYEK

Pengertian proyek secara sederhana dan umum adalah suatu rangkaian kegiatan yang terencana dan dilaksanakan secara berurutan dengan logika serta menggunakan banyak jenis sumber daya, yang dibatasi oleh dimensi biaya, mutu, dan waktu.

Tujuannya adalah untuk mewujudkan gagasan yang timbul dari naluri manusia (seseorang/badan/organisasi). Dengan demikian, suatu proyek mempunyai sifat dan ciri khas yang berbeda dengan aktivitas lainnya.

I.1. Sifat Proyek

Suatu proyek biasanya bersifat, antara lain :

• ·         Ciri khasnya menonjol
• ·         Siklus kehidupannya khas
• ·         Peranan manajer proyek dominan
• ·         Adanya upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif

      Setiap proyek mempunyai ciri khas yang menonjol dalam setiap tujuan, bentuk, dan proses. Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap proyek mempunyai suasana pelaksanaan keseharian atau “siklus kehidupan” yang khas (lokasi, budaya, dll), sebab kegiatan proyek mempunyai tujuan dinamis. Dan, proyek tersebut sebagai sarana untuk selalu berkembang.

            Manajer proyek terdiri dari pemilik proyek, konsultan A/E, konsultan MK, dan kontraktor yang bersangkutan. Mengingat adanya beberapa pihak dalam proyek yang terkait dengan berbagai kepentingannya, maka sering kali muncul penyesuaian dan perubahan desain proyek. Artinya, setiap perubahan, harus positif atau memenuhi kriteria/asas yang lebih tinggi dalam nilai keteknikan, ekonomis, dan manfaatnya. Itulah mengapa, suatu proyek dikatakan ciri khasnya itu menonjol.

I.2. Ciri-ciri Khusus Proyek

• ·         Mempunyai tujuan spesifik
• ·         Hasil akhirnya bisa diserahkan
• ·         Menggunakan banyak jenis sumber daya
• ·         Unik
• ·         Merupakan sarana dan wahana perubahan
• ·         Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas atas biaya, mutu, dan waktunya.

                Memahami sifat dan ciri khusus proyek seperti di atas merupakan pelajaran dan modal yang berharga. Sebab, kedua hal itu akan menjadi bahan masukan dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk tindakan manajemen dan administrasi oleh masing-masing tingkatan manajemen proyek atau kontraktor yang bersangkutan. 
Dengan demikian, setiap keputusan bisa dicapai dengan lebih mudah dengan hasil terbaik, diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait dengan proyek tersebut.

          Untuk kepentingan yang lebih luas, adanya proyek beserta hasil akhir dari proyek tersebut, diharapkan mampu memberikan perubahan positif kepada masyarakat dan lingkungan sekitarnya yang menjadi pemakai atau yang memanfaatkan hasil proyek tersebut. Hal ini sesuai dengan ciri khusus proyek, yaitu sebagai ‘sarana dan wahana perubahan’.

I.3. Tolok Ukur Sukses Pengelolaan Proyek

• Biaya proyek, tidak melebihi batas yang telah direncanakan atau yang telah disepakati sebelumnya atau sesuai dengan kontrak pelaksanaan suatu pekerjaan.

• Mutu pekerjaan, atau mutu hasil akhir pekerjaan dan proses/cara pelaksanaan pekerjaan harus memenuhi standar tertentu sesuai dengan kesepakatan, perencanaan, ataupun dokumen kontrak pekerjaan.

• Waktu penyelesaian pekerjaan, harus memenuhi batas waktu yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan atau dokumen kontrak pekerjaan yang bersangkutan.

Semua usaha yang dilakukan dalam pengelolaan proyek yang sukses merupakan alternatif dari tindakan antisipasi atas pemahaman ‘sifat proyek’ dan ‘ciri-ciri khusus proyek’.  Jadi, mengerti dan memahami sifat proyek dan ciri-ciri khusus proyek sangat bermanfaat untuk keberhasilan seorang manajer proyek untuk mengelola proyek.

Namun demikian, ketiga kriteria pengelolaan proyek yang sukses seperti tersebut di atas masih relevan meskipun ada 2 (dua) poin tambahan yang sebenarnya merupakan penegasan atas mutu dari proses pelaksanaan suatu pekerjaan atau proyek. Maka 2 (dua) poin tambahan yang merupakan penegasan dari segitiga  manajemen proyek tersebut bisa memberikan penjelasan yang lebih baik.

Dengan penjelasan dan tampilan bagan ‘segitiga sasaran manajemen proyek’ tersebut, maka tolok ukur sukses pengelolaan proyek diringkas menjadi 5 (lima) poin berikut, yaitu :

• 1.      Tepat biaya
• 2.      Tepat mutu
• 3.      Tepat waktu
• 4.      Penerapan K-4 yang konsisten
• 5.      Semua pihak yang terkait pelaksanaan proyek PUAS

     Bagi kontraktor atau manjer proyek kondisi demikian merupakan beban dan sekaligus tantangan. Hal itu  harus ditindaklanjuti dengan bijaksana, yaitu dengan bersikap tenang dan berpikir jernih. Dengan demikian, ia akan mampu melihat peluang dalam menyelesaikan pekerjaan dengan tetap memenuhi lima (5) kriteria tersebut.

I.4. Tujuan dan Kepentingan Kontraktor terhadap Proyek

Proyek sangat bervariasi dalam hal : jenis, bentuk, dan besarnya. Karena setiap proyek selalu menyangkut sejumlah sumber daya, baik itu dana (keuangan), tenaga ahli (keterampilan), maupun sarana lainnya, maka suatu proyek itu bisa diikuti dan dikelola secara bisnis bila memenuhi syarat dan memberikan manfaat bagi kalangan bisnis.

Karena kepentingan bisnis inilah kontraktor ikut berperan dalam tim manajemen proyek. Misi proyek menjadi ‘profit center’ bagi perusahaannya untuk berproduksi dan mendapatkan hasil dari usahanya.

Dengan demikian, kriteria sukses pengelolaan proyek secara bisnis bagi kontraktor tidak lagi berupa 5 (lima) poin seperti dijelaskan dalam bab sebelumnya, tetapi 7 (tujuh) poin, yaitu :

• 1.      Tepat biaya (wajar, efisien, dan sesuai kontrak)
• 2.      Tepat mutu (proses kerja dan hasil pekerjaan diterima oleh pemilik dengan baik)
• 3.      Tepat waktu (efektif dan sesuai dengan kesepakatan/kontrak)
• 4.      Lingkungan kerja sehat dan aman, K-3 dilaksanakan dengan konsisten
• 5.      Memuaskan semua pihak yang terkait dalam proses pelaksanaan proyek
• 6.    Memberi keuntungan finansial sesuai dengan rencana dan kesepakatan a
• 7.      Meningkatkan citra perusahaan sehingga menjadi lebih baik

Dengan demikian, mencapai sasaran atau memperoleh keuntungan finansial dan meningkatkan citra perusahaan menjadi lebih baik merupakan keharusan bagi kontraktor dalam mengelola suatu proyek. Jadi, manajer proyek harus memahami tujuan proyek dan kepentingan perusahaannya. Ini berarti bahwa pemahaman yang baik mengenai sifat proyek dan ciri-ciri khusus proyek sangat membantu proses pengelolaan proyek dan memberikan nilai positif bagi tercapainya tujuan dan kepentingan kontraktor terhadap proyek tersebut, yaitu dalam hal :

      A.  Ikut berperanserta dalam pelaksanaan proyek,

Sebagai tanggungjawabnya atas kepercayaan yang diberikan, dengan memberikan penampilan terbaik         dalam bidang :

·         Sumber daya manusia

·         Sumber daya peralatan

·         Sumber daya finansial

·         Sistem manajemen operasional pelaksanaan proyek

      B. Terbukanya kesempatan bagi perusahaan untuk memperoleh manfaat karena perusahaan :

·         Memperoleh pengalaman kerja baru atau referensi pekerjaan yang bernilai positif,

·         Memperoleh manfaat finansial sebagai keuntungan usaha,

·    Memperoleh citra yang baik bagi perusahaan, sebagai sarana memudahkan tercapainya pemasaran dan kelangsungan hidup perusahaan.

I.5. Manajemen dan Manajer Proyek dalam Pengelolaan Proyek

    Manajemen dan manejemn proyek adalah dua sebutan yang sebenarnya mempunyai pronsip dan fungsi manajemen yang sama. Keduanya memberikan arahan agar bertindak sistematis dalam mencapai apa yang telah direncanakan dengan tepat, efektif, dan efisien. Hal ini adalah karena manajemen proyek adalah manajemen yang penerpannya lebih banyak menggunakan pendekatan sarana dan prasarana. Itulah yang merupakan karakteristik khas proyek sesuai dengan ‘sifat dan ciri khas proyek’. Adapun manajer proyek, sebagai ‘personal pejabat’ yang menjalankan manajemen (fungsi manajemen dan sistem manajemen) pada suatu proyek, sesuai dengan definisi di atas, harus memahamai 3 hal, yaitu :

• ·         Bidang utama manajemen proyek
• ·         Fungsi manajemen (proses manajemen)
• ·         Peranan manajer proyek dalam kegiatan manajerial 

I.5.1. Bidang Utama Manajemen Proyek

·         Memahami rencana dan tujuan proyek
·         Merencanakan pelaksanaan proyek
·         Menentukan penggunaan peralatan sesuai kebutuhan dalam pelaksanaan proyek
·         Melaksanakan tindakan kontrol dan perbaikan sepanjang di perlukan
·         Memahami dan mengembangkan kualitas pribadi
·         Memahami dan melaksanakan peran manajer proyek
·         Memahami sifat dan ciri khas proyek

I.5.2. Fungsi Manajemen (Proses Manajemen)

·         Merencanakan (Planning)
·         Melaksanakan (Do)
·         Mengorganisasi (Organizing)
·         Mengkoordinasi (Coordinating)
·         Mengendalikan (Controlling)
·         Memimpin (Leading)

Fungsi Manajemen tersebut bekerja secara simultan bersama-sama, saling melengkapi satu sama lain. Maka, pada setiap perusahaan prioritas pelaksanaan fungsi manajemennya sangat tergantung dari kondisi, kebutuhan, dan problem masing-masing perusahaan. Hal ini sesuai dengan policy dan strategi perusahaan dalam mencapai sasarannya. Pelaksanaan manajemen sangat dipengaruhi latar belakang, kebiasaan, dan kemampuan manajer yang bersangkutan. Itulah mengapa manajemen dikatakan sebagai ilmu pengetahuan (science) dan sekaligus seni (art).

I.5.3. Peranan Manajer Proyek dalam Kegiatan Manajerial

Peranan manajer proyek adalah memahami kegiatan bidang utama manajemen proyek dan melaksanakan fungsi manajemen sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan dalam pelaksanaan proyek.

Perannya adalah :

1. Manajemen proyek memerlukan keahlian dan karakteristik tambahan (I.5.2.). Demi keberhasilan proyek, peranan manajer proyek sangat penting dan mendasar. Hal ini terkait dengan misi besar yang dipertaruhkan dan dana yang harus dikelola dalam menyelesaikan sebuah proyek.
2. Manajer proyek yang baik tidak dilahirkan, tetapi dibentuk dan dijadikan. Manajer menjadi andal karena terlatih oleh pengalaman dalam menghadapi dan mengambil keputusan yang terbaik atas masalah dan kesulitan yang timbul di tempat kerja.

Jadi, apabila kontraktor pelaksana pekerjaan/proyek telah menandatangani dokumen kontraknya, maka sejak saat itulah manajemen proyek harus mulai diterapkan oleh kontraktor atau manajer proyeknya

.

I.5.4. Manajer Proyek sebagai Pelaksana Fungsi Manajemen

Merencanakan (Plan/Planning)

·          Sasaran mendesak dan jangka pendek

(Kebutuhan 1 s/d 3 bulan awal pelaksanaan proyek : Pahami, pilih, dan inventarisasikan)

Dalam rangka preconstruction meeting :

a.       Data klarifikasi tender dan preaward meeting

b.      Data tentang jadwal kerja proyek termasuk (CPM)

c.       Data gambar kerja/pekerjaan (awal) tertentu

d.      Data organisasi proyek

e.       Data metode pelaksanaan pekerjaan (awal) tertentu

f.       Tes program atas sample material test, dan lain-lain

g.      Jadwal kedatangan (kebutuhan) sumber daya proyek (tenaga, material, peralatan, dan sebagainya).

Dalam rangka persiapan operasional pelaksanaan proyek :

a.       Data observasi ulang lapangan, harga dan ketersediaan sumber daya yang diperlukan proyek

b.      Dibuat rencana biaya pelaksanaan proyek (RBP) dan rencana arus kas proyek (RAKP)

c.       Dibuat project quality plant (PQP) dan project safety plant (PSP), prosedur kerja, dan instruksi kerja

d.      Dibuat rencana dan persiapan mobilisasi peralatan, serta sumber daya lain yang diperlukan proyek

e.       Inventarisasikan (atau langsung hubungi) vendor list dari jasa lain yang diperlukan.

·         Tindakan antisipasi (Preventive Action)

·         Pencapaian target pelaksanaan pekerjaan :

a.       Sasaran jadwal kerja

b.      Key date untuk beberapa pekerjaan penting.

·         Kerawanan dan hambatan :

a.       Cuaca (hutan, banjir, dan lain-lain)

b.      Musim

c.       Umur pekerjaan tertentu untuk pembongkaran

d.      Klausal kontrak

e.       Pekerjaan lanjutan dari dan atau kepada kontraktor lain

f.       Dan lain-lain

·         Buat jadwal detail sebagai penjelasan dan penegasan, guna memudahkan pelaksanaan dan monitoring serta sarana koordinasi yang lebih bsik dan jelas.

·         Sasaran jangka panjang atau sampai dengan selesainya proyek

(kebutuhan 1 tahun sampai dengan selesainya proyek) :

a.       Perencanaan kerja sudah memakai data observasi terbaru

b.      Dibuat perkiraan/estimasi perhitungan yang rinci

c.       Mengenali dan mengantisipasi atas ketergantungan pekerjaan

d.      Jadwal kerja dibuat dengan kondisi yang paling mungkin dan paling efektif untuk dilaksanakan

e.       Memberikan tanggung jawab terhadap personal yang dipilih sesuai dengan seksi/bagian dalam struktur organisasi proyek

f.       Mengalokasikan sumber daya dengan efektif

Mengevaluasi dan menyempurnakan rencana kerja proyek

I.5.5. Melaksanakan (Implementation/Do/Doing)

Fungsi manajemen, dalam aktualisasi atau penerapannya, merupakan wujud dari peran manajer proyek dalam hal : Mengorganisasi dan mengkoordinasikan

·         Mengorganisasi (Organizing)

a.       Pahami bahwa tahap pengorganisasian terkait erat dengan tahap perencanaan

b.      Organisasi proyek dibentuk sesuai dnegan kebutuhan fungsional dan demi efektivitas

c.       Tanggung jawab dan tugas personal dari struktur organisasi proyek terkait erat dengan rencana kerja yang harus dilaksanakan

·         Tugas harus jelas batasnnya :

a.       Uraian tugas harus bisa dimengerti degan jelas

b.      Batasan ukuran atau pun syarat-syaratnya

c.       Bisa diserahkan

d.      Merupakan tanggung jawab langsung dari satu orang

·         Organisasi Struktur Rincian Kerja atau Work Breakdown Structure

Bisa mejadi alternatif pilihan apabila tugas dan tanggung jawab personal dalam struktur organisasi yang bersangkutan mengalami rangkap tugas dan/atau terjadi overlapping atas beberapa tugas yang menjadi

·         Mengkoordinasi (Coordinating)

Dengan pihak eksternal (pemilik proyek, konsultan, dan lain sebagainya) :

a.       Pahami kepentingan perusahaan dan strategi yang harus dilaksanakan.

b.      Koordinasikan dan hubungi bagian/pihak terkait untuk mendapatkan masukan dan dukungan yang menguatkan misi perusahaan maupun proyek

c.       Bina dengan baik ‘contact person’ dan informan yang mampu memberikan dukungan dalam mencapai sasaran.

d.      Tindakan koordinasi dimaksudkan untuk mendapatkan nilai tambah dalam mencapai sasaran, memeberi kemudahan dan ilai positif lain bagi hubungan bisnis, terutama dalam rangka penyelesaian pekerjaan/proyek.

Dengan pihak internal (proyek dan perusahaan) :

a.       Koordinasi adalah wujud nyata dari komunikasi dengan sarana : pembicaraan langsung, telepo, faks, surat, dan media lainnya

b.      Untuk memastikan bahwa kepentingan proyek bisa dimengerti dan mendapat dukungan perusahaan, amka data komunikasi harus lengkap, jelas, dan informatif, serta meyakinkan.

c.       Koordinasi harus meningkatkan usaha kerja, memperlancar, atau menghilangkan hambatan maupun ketergantungan pekerjaan.

·       

·         Fungsi koordinasi kantor proyek :

emberi manfaat maksimal, dalam hal :

a.       Membuat rencana kerja yang lebih mendekati kenyataan dari pelaksanaannya,

b.      Membuat laporan tentang realisasi aktivitas dengan membandingkannya dengan rencana awalnya

c.       Menanggulangi setiap ketergantungan pekerjaan dan kesulitan proyek

d.     Menindaklanjuti setiap perubahan dengan melakukan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan

e.   Menyiapakan dan merevisi rencana mutu dan kendali mutu sesuai dengan prosedur kerja (perusahaan)

f.      Melakukan tindakan antisipatif dengan melaukan pencegahan terhadap masalah atau hambatan yang diperkirakan akan timbul dan mengganggu upaya untuk mencapai sasaran kerja

g.      Sarana pertemuan dan koordinasi langsung bagi setiap petugas proyek

I.5.6. Mengontrol (Controlling)

·         Pahami bahwa tindakan tersebut tidak hanya bersifat check dan monitoring, tetapi juga merupakan tindakan manajerial dengan jangkauan yang lebih luas dalam pengendalian

·      Tugas dan tindakan mengontrol bukan berarti hanya menyalahkan orang lain, tetapi juga mencarikan dna menetukan alternatif terbaik dalam tindakan pencegahan dan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi

·         Batasan tentang sukses pekerjaan harus dibuat sangat jelas dari sudut biaya, mutu, dan waktu. Buat prosedur kontrol resmi.

·      Tolok ukur penyimpangan dari apa yang sudah direncanakan. Penyimpangan yang terjadi harus segera ditindaklanjuti dan diatasi hambatannya agar pekerjaan yang bersangkutan dapat diselesaikan

·         Indikasi penyimpangan, yang mudah dijumpai pada saat pengontrolan adalah adanya ketidaksesuaian antara waktu dan mutu.

I.5.7. Mengontrol sebagai upaya memonitor

·         Untuk memastikan apakah tujuan proyek atas biaya, mutu, dan waktu tercapai

·         Melalui media laporan maupun dengan meninjau langsung

·         Melakukannya secara periodik atau sesering mungkin

·        Memonitor berarti siaga setiap waktu untuk mengetahui dan segera mempersiapkan serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas perubahan dan penyimpangan yang terjadi, maupun yang akan terjadi agar tujuan tercapai sesuai rencana. 

I.5.8. Mengontrol dalam rangka mengambil keputusan

·         Pastikan bahwa upaya memobitor sungguh memberikan informasi dan indikasi yang benar dan tepat waktu mengenai operasional proyek

·        Data evaluasi dan intuisi manajer proyek merupakan sarana dan masukan terbaik dalam mengambil keputusan sehubungan dengan tindakan pencegahan dan perbaikan

·         Mengontrol proyek dalam rangka mengambil keputusan berarti :

·         Melakukan peninjauan atas situasi operasional proyek

·         Menganalisis akibat negatif yang sedang atau akan terjadi

·         Menemukan tindakan penyelesaian atas kesulitan dan masalah proyek

·         Mengendalikan dengan langkah antisipasi untuk menghindari perubahan yang berdampak negatif.

·         Menyelesaiakan proyek sesuai rencana

Memastikan dan meyakinkan bahwa manajer proyek kemampuan menangani dan menyelesaikan sendiri bersama tim sukses pengelolaan proyek